2002年初，中国保监会和国家工商总局联合发布第一号令——《保险公司营销服务部管理办法》，对营销服务部的设立、变更、撤销等事项进行了详细规定。此后，中国保监会又相继出台和修订了行政许可事项实施规程、保险服务许可证管理办法等一系列管理规定，各地保险监管部门也相继出台实施细则，对营销服务部的管理进行了进一步的细化和完善。
笔者认为：做好营销服务部管理，必须做好两项基础工作，一是信息关联，二是IT应用。所谓信息关联，就是指在营销服务部管理中，相关数据信息在确保真实性的基础上要确保高度关联，前后呼应，相互统一，相互印证。所谓IT应用，就是在营销服务部的报批报备、文件归档、信息安全、资料检索等日常管理工作中，充分利用IT技术，优化流程，提高效率，防范风险，规范管理。
根据有关规定，新设营销服务部需提供以下材料：设立营销服务部的申请文件、营销服务部申报表、营销服务部设立方案、内控管理制度、拟任职负责人简历及相关证明、办公场所所有权或使用权证明文件、保险监管部门要求提供的其他材料。营销服务部变更营业地址需提供以下材料：变更申请文件，办公场所租赁合同及所有权或使用权证明、保险营销服务许可证、保险监管部门要求提供的其他材料。营销服务部变更负责人需提供以下材料：变更申请文件、负责人任命文件、负责人基本情况表及证明材料（身份证、学历证、任命文件、从业证明、照片等）、保险营销服务许可证、保险监管部门要求提供的其他材料。2007年6月，根据新颁布的营销服务部许可证管理办法，营销服务部营业地址变更、负责人变更后，需在20个工作日内进行登报声明。新的保险服务部许可证不再区分正、副本，且不再体现负责人项目。营销服务部负责人的变更不再更换保险服务许可证。我们必须不断根据新的管理规定，不断更新申报材料，但从总的趋势来看是材料的精简，流程的简化和效率的提高。至于营销服务部的更名、撤销提供的材料，根据各地保险监管部门的不同管理规定，一般是在以上材料中作不同程度的删减，数据关联可对比参照。
在以上材料中，保证数据信息真实性的源文件是办公场所产权证、负责人身份证、毕业证、学历证、学位证、职称证、任命文件、从业证明等，其他材料均要以此为依据进行组织，相应信息必须与此关联。在营销服务部营业地址的信息关联性方面：营销服务部申报表中的地址、营销服务部设立方案中的地址、营销服务部租赁合同（或草签合同）中的地址、消防部门出具的消防证明地址（或出租方出具的消防承诺书地址），要与办公场所产权证登记的地址保持关联。当然，如果办公场所经过城市改建、扩建，产权证登记地址与现在的地名不一致的，要按照当地政府地名办的道路门牌地址进行申报，但行政区划必须保持关联。例如原“石家庄市桥东区解放路”，现更名为“中山路”，“解放路”的房屋产权证在道路更名后没有在房管局更名，经地名办出具道路更名的证明后，营销服务部营业地址可以与房产证登记地址不一致，但要保持行政区划的关联，应为“石家庄市桥东区解放路”，绝对不可能是“北京市海淀区解放路”。在营销服务部负责人信息关联性方面：在负责人基本情况表中，姓名、性别、出生年月、身份证号与身份证必须一致，身份证是“杨平太”就绝对不能写为“杨平泰”、“杨萍太”，甚至“太平洋”，在此方面，没有“通假字”、“曾用名”、“笔名”、“艺名”的解释，必须要和身份证一字不差；负责人毕业院校、专业、学位、职称与毕业证、学历证、学历证、学位证、职称证必须一致；负责人从业时间与工作履历及公司出具的负责人从业证明必须一致；负责人职务与公司任命文件必须一致，经理就是经理，副经理就是副经理，经理助理就是经理助理，不能在不同的申报材料中填写不同的职务名称，即便是主持工作的副经理或经理助理，职务一栏也不能填写成经理。
信息的关联，归根结底是申报材料的真实性、规范性，只要认真一点、细心一点，严格按照规范操作，使用规范的词语，使用规范的称谓，是完全可以保证的。
在营销服务部管理中，要充分运用现有的IT技术，加强电子化管理，进一步提高效率，方便管理，防范风险。
在营销服务部报批报备中，文件材料往往采用纸质打印件和复印件的形式。2006年之后，太保寿险河北分公司下发管理规定，一律报送电子版和扫描件。这样做的好处是显而易见的，纸质文件如果发现信息关联性的问题，无法在电脑上进行修改，而是要通知中心支公司修改，增加了流转时间；而电子版Word、Excel格式的文件修改起来就非常容易，效率大为提高。复印件是一种有损复制，房屋租赁合同、房产证、身份证等证件经过多次复印后，相关信息容易模糊，辨认困难，而且复印件也非常容易伪造，存在一定程度的风险；对原件进行扫描是一种无损复制，信息不失真，而且不容易伪造，防范了风险。在营销服务部有关文件归档方面，采用纸质文件和电子版、扫描件并存的归档方式。对申报材料、保监局批复、变更后的营销服务许可证、登报声明等文件进行扫描后归档。
营销服务部存档资料的安全性包含两方面，一是电子版、扫描件的安全性，二是电脑系统的安全性。对于电子版文件，打开Word、Excel等电子版文件后，选择工具—选项—安全性，设定修改权限密码。对于扫描件，一般扫描为PDF格式，或用数码相机翻拍为jpeg格式后，用Flash paper等虚拟打印机软件转换为PDF格式，采用Adobe Acrobat Professional软件进行加密，或直接用虚拟打印机进行加密，设置“限制文档操作”密码，防止打印、修改、选取文本和图片、改变注释或表担域。密码一般设置8位以上，为数字、字母和符号的组合，可在一定程度上保证存档资料的安全性。在电脑系统的安全性方面，应组合加装防火墙、杀毒软件、杀流软（流氓软件、恶意软件、恶评软件）工具，当然，一些杀软公司新推出的杀软也整合了以上三组功能，如瑞星、江民、金山、360，卡巴斯基安全部队、小红伞、百度杀毒等。
太平洋寿险在系统内推广P13安全项目，基本保证了大部分联网系统的安全。但对通过其他途径的安全隐患，除主杀（主要杀毒软件）外，推荐安装辐杀（辅助杀毒软件），笔者一般采用俄罗斯的大蜘蛛（Dr.Web）作为辐杀，Dr.Web据说被俄罗斯军方、国家安全部门和克里姆林宫使用，官方网站每天都会发布整合最新病毒库的免费版本供全球使用者下载查杀（免费版本不能查杀压缩文件），它的优点在于杀毒能力强、免费、占用系统资源少、不与其他杀软冲突、支持简体中文，在对付加壳木马或病毒大部分的杀毒软件全无能时，只有它能查。经过多年的使用，感受良好，推荐大家使用。另外，一些杀毒软件的移动版、U盘版也可以作为辅助杀毒，或者选择主动防御软件。此外，还要注意档案资料不要保存在系统盘（C盘）。加装Ghost等系统恢复软件，做好系统的备份，防止系统崩溃后信息的丢失。建立营销服务部Excel信息表格，将相关电子表格项目与存档资料建立超级链接，方便检索。及时将有关档案刻录至CD、拷贝到移动硬盘，进行多次备份保存。
笔者认为：信息关联和IT应用是做好营销服务部管理的两项最基本的基础工作，随着新的管理规定的出台和IT技术的进步，这两项基础工作也将被赋予新的内涵。抓住信息关联这一机构管理中的关键点，再加上先进的IT技术手段辅助，一定能做好营销服务部管理工作。
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